Bayangkan sebuah perusahaan yang setiap tahun memiliki kalender pelatihan cukup padat. Para supervisor mengikuti leadership training, tim sales mendapatkan negotiation skills, dan karyawan mengikuti berbagai program peningkatan kompetensi. Namun, beberapa bulan setelahnya, persoalan yang sama masih muncul: delegasi belum berjalan efektif, koordinasi antartim masih lemah, dan kemampuan mengambil keputusan belum menunjukkan perubahan berarti.
Situasi ini menimbulkan pertanyaan penting bagi HR dan para pemimpin organisasi: apakah persoalannya terletak pada kualitas pelatihan, atau justru pada sistem yang mendukung karyawan untuk terus belajar setelah pelatihan selesai?
Untuk memahami persoalan tersebut, organisasi perlu melihat dua pendekatan yang memiliki fungsi berbeda, yaitu Training Development dan Learning Development.
Memahami Perbedaan Training Development dan Learning Development
Istilah Training Development dan Learning Development dapat memiliki cakupan berbeda di setiap organisasi. Bahkan, beberapa perusahaan menempatkannya sebagai dua fungsi atau tim yang terpisah dalam departemen Human Resources. Dalam artikel ini, keduanya digunakan sebagai kerangka praktis untuk membedakan pengembangan program pelatihan terstruktur dan pengembangan ekosistem pembelajaran berkelanjutan.
Training Development berfokus pada perancangan, pengembangan, pelaksanaan, dan evaluasi program pelatihan yang ditujukan untuk mengatasi kesenjangan kompetensi tertentu. Pendekatannya terencana, memiliki tujuan pembelajaran yang jelas, serta umumnya memiliki awal dan akhir program.
Sementara itu, Learning Development berfokus pada pembangunan kondisi, sistem, dan pengalaman yang memungkinkan karyawan terus mengembangkan kemampuan melalui pembelajaran formal, sosial, maupun pengalaman kerja sehari-hari.
Perbedaan keduanya dapat dilihat berikut ini:
Hubungan keduanya dapat dipahami melalui satu prinsip: Training Development membangun program pembelajaran, sedangkan Learning Development membangun ekosistem yang mendukung proses sebelum, selama, dan setelah program tersebut.
Menentukan Kebutuhan: Apakah Masalahnya Membutuhkan Training?
Sebelum merancang program, HR perlu memastikan bahwa kesenjangan kinerja memang disebabkan oleh kurangnya kompetensi.
Misalnya, seorang supervisor kesulitan mendelegasikan pekerjaan. Apakah ia belum memahami prinsip delegasi? Tidak percaya diri memberikan tanggung jawab? Atau justru sistem penilaian kinerjanya membuat ia merasa harus mengerjakan semuanya sendiri?
Ketiga kondisi tersebut membutuhkan intervensi berbeda.
Analisis kebutuhan perlu melihat tiga tingkat: kebutuhan organisasi, kebutuhan pekerjaan atau tim, dan kebutuhan individu. Kerangka ini sejalan dengan pendekatan analisis kebutuhan pelatihan dalam literatur psikologi industri dan organisasi (Brown, 2017).
Sebagai panduan praktis:
- Training Development: digunakan ketika terdapat kesenjangan pengetahuan atau keterampilan dengan target kompetensi yang dapat ditentukan secara spesifik.
- Learning Development: digunakan ketika kemampuan perlu dibangun melalui praktik berulang, pengalaman, coaching, dan feedback dalam jangka waktu tertentu.
- Intervensi non-pembelajaran: diperlukan ketika akar masalahnya adalah keterbatasan tools, proses kerja, informasi, insentif, atau pembagian tanggung jawab.
Artinya, tidak semua persoalan kinerja membutuhkan training. Memaksakan pelatihan pada masalah yang bersumber dari sistem hanya akan menghabiskan sumber daya tanpa menyelesaikan akar persoalan.
Merancang Training agar Hasilnya Dapat Diterapkan
Keberhasilan Training Development tidak berhenti pada kualitas materi dan fasilitator. Program juga perlu dirancang agar peserta mampu menggunakan kompetensi yang dipelajari dalam situasi pekerjaan sebenarnya.
Baldwin dan Ford (1988) menjelaskan bahwa transfer pelatihan dipengaruhi tiga kelompok faktor: desain pelatihan, karakteristik peserta, dan lingkungan kerja. Kerangka ini kemudian diperkuat oleh meta-analisis Blume dan rekan-rekannya (2010) yang meninjau 89 studi empiris mengenai transfer of training.
Dalam kasus supervisor tadi, Training Development dapat merancang leadership program yang tidak hanya membahas teori delegasi, tetapi juga melibatkan simulasi percakapan, latihan menentukan tanggung jawab, dan penyelesaian kasus nyata dari tim peserta.
Namun, keberhasilan penerapan tetap membutuhkan kesiapan individu, termasuk motivasi dan keyakinan untuk menggunakan keterampilan baru.
Penelitian Hughes dan rekan-rekannya (2020), melalui meta-analisis dalam jurnal Human Factors, menemukan hubungan positif antara dukungan rekan kerja, supervisor, dan organisasi dengan transfer serta keberlanjutan hasil pelatihan. Ketiga faktor tersebut menjelaskan variasi transfer secara bersama-sama, dengan dukungan rekan kerja memberikan kontribusi prediktif terbesar dalam model penelitian mereka.
Temuan ini memperlihatkan bahwa desain training dan lingkungan kerja perlu dipersiapkan secara bersamaan.
Learning Development: Menciptakan Ruang untuk Bertumbuh
Jika Training Development membangun kompetensi melalui program terstruktur, Learning Development memastikan tersedia kondisi yang memungkinkan kompetensi tersebut terus berkembang.
Melanjutkan contoh supervisor, setelah mengikuti leadership training, ia dapat memperoleh dukungan melalui beberapa aktivitas:
- Manager alignment: atasan langsung mengetahui tujuan pengembangan dan menyepakati perilaku yang perlu dipraktikkan.
- Stretch assignment: supervisor mendapat tanggung jawab mendelegasikan satu proyek nyata kepada anggota tim.
- Peer coaching: supervisor berdiskusi dengan rekan sejawat mengenai tantangan dan pengalaman penerapan delegasi.
- Follow-up review: atasan mengevaluasi perkembangan, memberikan feedback, dan membantu mengatasi hambatan.
Namun, aktivitas tersebut tidak otomatis efektif. Coaching membutuhkan manager yang memiliki kemampuan dan waktu, sementara stretch assignment memerlukan target yang realistis, kewenangan yang jelas, serta dukungan sumber daya.
Organisasi juga perlu memastikan KPI dan beban kerja tidak justru mendorong perilaku lama. Jika supervisor tetap dinilai hanya berdasarkan seberapa banyak pekerjaan yang diselesaikan sendiri, delegasi akan sulit menjadi kebiasaan.
Inilah tanggung jawab Learning Development: bukan sekadar menyediakan aktivitas belajar, tetapi membangun kondisi agar pembelajaran dapat berlangsung secara konsisten.
Mengukur Keberhasilan Keduanya
Training Development dan Learning Development membutuhkan ukuran keberhasilan yang berbeda.
Untuk Training Development, organisasi dapat menggunakan empat tingkat evaluasi Kirkpatrick:
- Reaction: respons peserta terhadap relevansi dan kualitas program.
- Learning: peningkatan pengetahuan, keterampilan, atau sikap.
- Behavior: penerapan kompetensi dalam pekerjaan.
- Results: kontribusi terhadap hasil organisasi.
Sementara itu, Learning Development dapat dievaluasi melalui indikator seperti frekuensi coaching, penerapan kompetensi secara berkelanjutan, waktu yang dibutuhkan karyawan untuk menguasai peran, mobilitas internal, dan cakupan kompetensi dalam tim.
Pengukuran dampak bisnis dapat diperkuat melalui analisis tren sebelum dan sesudah intervensi, perbandingan dengan kelompok yang relevan jika memungkinkan, serta estimasi kontribusi dari manager dan stakeholder. Hasilnya perlu ditafsirkan secara hati-hati karena perubahan kinerja juga dipengaruhi faktor lain.
Mengintegrasikan Keduanya dalam Strategi HR
Dalam praktiknya, tantangan HR bukan hanya menentukan pendekatan yang tepat, tetapi juga mengelolanya di tengah keterbatasan anggaran, kalender training tahunan, target penyelesaian LMS, dan kapasitas manager.
Karena itu, pembagian tanggung jawab perlu jelas:
- HR/L&D: menganalisis kebutuhan, merancang program, menyediakan sistem pembelajaran, dan mengevaluasi hasil.
- Line managers: memberikan kesempatan praktik, coaching, feedback, dan dukungan penerapan.
- Learners: mengambil tanggung jawab atas proses belajar dan penerapan kompetensi.
- Senior leaders: memastikan prioritas bisnis, anggaran, KPI, dan budaya organisasi mendukung pengembangan.
Sebelum menyetujui permintaan training berikutnya, HR dapat mengajukan tiga pertanyaan: kompetensi apa yang perlu dikembangkan, apakah training merupakan intervensi yang tepat, dan dukungan apa yang dibutuhkan agar hasilnya diterapkan?
Training Development membangun kompetensi melalui program yang terarah. Learning Development membangun sistem yang memungkinkan kompetensi tersebut terus berkembang dan digunakan. Ketika keduanya terintegrasi, organisasi tidak hanya menghasilkan karyawan yang telah mengikuti pelatihan, tetapi juga membangun kemampuan kolektif untuk bekerja, beradaptasi, dan mencapai tujuan bisnis.
